12. PERENCANAAN DAN ANALIS SISTEM

Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai :

Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

12.1 Perencanaan sistem dan Analisis Kelayakan

Perencanaan merupakan tahap awal yang sudah sering kita lihat dalam beberapa tulisan tentang siklus hidup sistem, tahapan ini tentunya membahas tentang rencana yang akan dikerjakan dalam pengembangan sistem. Pada tahap perencanaan inilah kita mencoba membuat rencana sekaligus analisis-analisis yang akan kita lakukan. Tahap Perencanaan khususnya dan langkah analisis kelayakan sbb:

1. Tahap Perencanaan
- Menyadari masalah
- Mendefinisikan masalah
-Menentukan tujuan sistem
-Mengidentifikasi kendala sistem
-Membuat studi kelayakan
-Menyiapkan usulan penelitian sistem
-Menyetujui atau menolak proyek penelitian
-Menetapkan mekanisme pengendalian
Studi kelayakan proyek atau bisnis adalah penelitian yang menyangkut berbagai aspek baik itu dari aspek hukum, sosial, ekonomi, budaya, aspek pasar dan pemasaran, aspek teknis dan teknologi sampai dengan aspek manajemen dan keuangannya.
Mengingat bahwa kondisi yang akan datang dipenuhi dengan ketidakpastian, maka diperlukan pertimbangan-pertimbangan tertentu karena didalam studi kelayakan terdapat berbagai aspek yang harus dikaji dan diteliti kelayakannya sehingga hasil dari studi tersebut digunakan untuk memutuskan apakah sebaiknya proyek atau bisnis layak dikerjakan atau ditunda atau bahkan dibatalkan.

Studi kelayakan sangat diperlukan oleh banyak kalangan, khususnya terutama bagi para investor yang selaku pemrakarsa, bank selaku pemberi kredit, dan pemerintah yang memberikan fasilitas tata peraturan hukum dan perundang-undangan yang tentunya kepentingan semuanya itu berbeda satu sama lainya. Hal tersebut menunjukan bahwa dalam studi kelayakan akan melibatkan banyak tim dari berbagai ahli yang sesuai dengan bidang atau aspek masing-masing seperti ekonomi, hukum, psikolog, akuntan, perekayasa teknologi dan lain sebagainya.

12.2 Langkah-langkah di Analisis Sistem

Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah-langkah
yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan
dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya pada analisis sistem
ruang lingkup tugasnya lebih terinci.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang
harus dilakukan oleh Analis Sistem Yaitu sbb:
1. Identify, Yaitu mengidentifikasikan masalah
- Mengindentifikasikan penyebab masalah
- Mengidentifikasikan titik keputusan
- Mengidentifikasikan personil-personil kunci
2. Understand, Yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
- Menentukan jenis penelitian
- Merencanakan jadual penelitian
- Mengatur jadual wawancara
- Mengatur jadual observasi
- Mengatur jadual pengambilan sampel
- Membuat penugasan penelitian
- Membuat agenda wawancara
- Mengumpulkan hasil penelitian
3. Analyze, Yaitu Menganalis Sistem
- Menganalisis kelemahan Sistem
- Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen
4. Report, Yaitu membuat laporan hasil analisis
Tujuan :
- Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan
- Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan
dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
- Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen
- Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan
selanjutnya .
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah
mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya
sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem
tersebut. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena
kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap
selanjutnya yaitu tahap perancangan sistem .

12.3 Teknik-teknik mengumpulkan fakta

1. Interview (Wawancara)
o Merupakan teknik yang efektif digunakan selama pengembangan sistem.
o Merupakan sebuah pertukaran informasi antara pewawancara
(analis sistem) dengan yang diwawancarai (user).
o Perlu ada perencanaan, dan perlu ada tujuan khusus.
o Terdiri dari pertanyaan dan menjawab pertanyaan.
o Analis sistem menggunakan mekanisme feedback dan cara
utama untuk mengumpulkan fakta lapangan dan melihat gap
yang ada.

2. Kuesioner
Daftar pertanyaan yg distandarisasi dan terstuktur akan memperluas dan meningkatkan konsistensi pengumpulan fakta. Kuesioner hrs didesain dengan baik agar hasilnya dapat dianalisis secara stastitik.

3. Sampling
Sampling digunakan untuk memahami seluruh sistem dengan cara melihat sebagian dari sistem. Sampling dilakukan jika untuk melihat seluruh bagian sistem memerlukan biaya tinggi dan waktu lama serta dokumentasi sistem lama tidak lengkap

Contoh Kuesioner: Sistem persediaan barang
1.Berapa jumlah barang dalam stok? _______
2.Barang apa yang jumlahnya paling banyak dalam stok? _______
3.Apakah anda memiliki banyak gudang? a. ya b. tidak
4.Berapa kelompok barang yang anda miliki? ______
5.Apakah ada sistem penomoran barang? a. ya b. tidak dll.

12. 4 Teknik-teknik Mengorganisasikan fakta

Identifikasi masalah telah kita dapatkan selanjutnya, kita rangkum untuk mencari suatu solusi terbaik yang akan kita terapkan dalam sistem kita.
Menganalisis fakta
•Analisis fakta sebaiknya ditetapkan sebelum fakta dikumpulkan
•Contoh analsisis: lembar kerja work sampling sistem persediaan, stock barang yang kita buat
•Lembar kerja tsb diisi sesuai dengan hasil pengamatan
•Untuk mengetahui baik tidaknya kinerja sistem saat ini, dapat dibandingkan dengan standar atau waktu yg wajar untuk selesaikan kegiatan tersebut. Selanjutnya kita perbandingkan dengan sistem yang berjalan saat ini dan keinginan pemakai sistem
MengumpulkanfaktaTools untuk mengumpulkan fakta:
•Interview
•Presentasi internal
•Pemeriksaan dokumen yang ada
•Observasi
•Pemeriksaan file-file

12.5 Analisis Sistem Terstuktur

•Fase analisis sistem mengidentifikasi seluruh kebutuhan pemakai
•Agar pemakai dapat berpartisipasi lebih banyak dalam proses penyusunan sistem, maka fase analisis sistem harus panjang/ lama
•Fase analisis sistem biasanya merupakan sumber kesalahan sistem, maka harus dilakukan dengan baik, karena semakin dini kesalahan dideteksi maka biaya untuk mengkoreksi kesalahan tersebut menjadi lebih kecil