Perkembangan Teknologi Informasi adalah sesuatu yang menggembirakan. Namun perkembangan rupanya tidak lepas dari cacat yang melekat pada manusia, dan pada segala sesuatu yang keluar dari buah tangannya, terutama dalam soal pendidikan di perguruan tinggi. Cacat tersebut membuat saya tertarik untuk merefleksikan dampak multidimensional dari penggunaan TI yang canggih di dalam proses pembelajaran. Pertanyaan yang akan coba dijawab di dalam tulisan singkat ini adalah, bagaimana bentuk teknologi informasi, dalam hal ini TI, yang baik, yang mampu membebaskan manusia dari belenggu kebodohan dan kemiskinan, serta sungguh efektif memberdayakan bangsa di dalam proses pendidikan.
Komunitas Dunia Akademik Perguruan Tinggi di era Perkembangan TI
Alasan penerapan TI di pola pendidikan dan pembelajaran di perguruan tinggi ini sebenarnya sangat mulia. Sebagaimana dikutip oleh Indrajit, UNESCO telah menyatakan dengan tegas, bahwa fungsi TI adalah untuk “memenuhi kebutuhan pendidikan yang sebelumnya belum dapat terpenuhi.” (Indrajit, 2010) Walaupun begitu tantangan tetap menanti. Ada beberapa tantangan yang perlu dihadapi, sebagaimana diperjelas oleh Indrajit. Pertama, walaupun TI sangat membantu proses pembelajaran, namun paradigma yang digunakan di dalam proses pengajaran masih belum tepat, yakni jarang sekali mengkaitkan teori dengan contoh nyata kehidupan, sehingga walaupun menggunakan media TI yang canggih, namun proses pembelajaran tetap terasa kering dan abstrak.
Kedua, perkembangan TI sebagai media pembelajaran tidak berjalan searah dengan perkembangan materi pengajaran yang diberikan. Akibatnya variasi materi dan metode pengajaran tidak tersampaikan dengan baik melalui perangkat TI terkait. Ketiga, masih soal paradigma pendidikan, cara mengubah pola pembelajaran satu arah masih menjadi tantangan terbesar bagi dunia pendidikan, bahkan di institusi pendidikan yang telah menerapkan TI sebagai media pembelajaran. Dengan kata lain penerapan TI secanggih apapun tidak akan mengembangkan pola pengajaran, ketika dosen masih mendidik dengan pola satu arah. Dan keempat, kondisi geografis negara maupun daerah masihlah sangat beragam. Akibatnya distribusi penggunaan TI juga tidak merata. Terjadi kesenjangan antara pusat dan pinggir, atau antara ibu kota dan daerah. (Indrajit, 2010)
Dampak Positif Penggunaan Teknologi Informasi
Seiring dengan berkembang pesatnya ilmu pengetahuan dan teknologi, Para pelaku IT mulai gencar memanfaatkan kemajuan tersebut. Khususnya dalam bidang Teknologi Informasi, para pelaku IT dapat memperoleh kemudahan dalam setiap urusannya.
Teknologi Informasi dapat didefinisikan sebagai suatu teknologi yang berfungsi untuk menghasilkan, menyimpan, mengolah, dan menyebarkan informasi tersebut dengan berbagai bentuk media dan format (image, suara, text, motion pictures, dsb). Dampak Teknologi Informasi tersebut terbagi atas 2, yaitu dampak positif dan dampak negatif.
Dilihat dari segi dampak positif, misalkan di bidang jasa pelayanan kesehatan. Institusi kesehatan menggunakan teknologi informasi untuk memberikan pelayanan secara terpadu dari pendaftaran pasien sampai kepada system penagihan yang bisa dilihat melalui internet. Contoh lain misalnya di bidang hiburan. Sekarang banyak bermunculan polling atau layanan masyarakat dalam bentuk SMS (Short Message Service), termasuk juga untuk sistem perbankan.
Setelah dirasakan bahwa teknologi Informasi dapat menggantikan cara konvensional yang memberikan benefit, maka orang mulai melihat kelebihan lainnnya, misalnya menggantikan sarana pengiriman surat dengan surat eletronik (e-mail), pencarian data melalui search engine, chatting, mendengarkan musik, dan sebagainya dimana pada tahapan ini orang sudah mulai menginvestasikan kepada perangkat komputer. Nah, dari manfaat yang didapatkan, teknologi informasi mulai digunakan dan diterapkan untuk membantu operasional dalam proses bisnis. Misalnya perusahaan dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan menyediakan informasi jasa dan produk yang ditawarkan tanpa dibatasi waktu dan ruang.
Orang sudah mau investasi dalam menyediakan perangkat keras dan lunak untuk mengelola data dan menghasilkan laporan secara lebih akurat dan menyeluruh. Dari level top management proses pengolahan data menjadi informasi dan akhirnya menjadi pengetahuan (knowledge) digunakan sebagai proses untuk mengambil keputusan sehingga keputusan yang diambil akan terstruktur dan terarah (Executive Decision Making). Tahapan terakhir dimana orang sudah berani menginvestasi secara optimal untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan sumber daya manusia untuk mengoperasikan bisnisnya. Pemanfaatkan teknologi infomasi sudah secara menyeluruh dan terpadu untuk menghasilkan keuntungan bagi perusahaan dan meningkatkan effisiensi dan effektivitas perusahaan.
Dampak lainnya:
a. Media yang dapat menghemat biaya
Pemanfaatan teknologi informasi dimulai pada saat teknologi informasi dianggap sebagai media yang dapat menghemat biaya dibandingkan dengan metode konvensional, misalkan saja pemakaian mesin ketik, kertas, penghapus, tip-ex, proses editing, dsb yang cenderung tidak efisien. Sekarang dengan bantuan komputer kita bisa melihat hasil ketikan di layar monitor sebelum dicetak (paperless). Lebih efisien dalam waktu dan tempat penyimpanan file. Makanya dahulu banyak kursus mengetik, sekarang sudah jarang kita temui kursus mengetik apalagi di kota-kota besar.
b. Internet sebagai media komunikasi
Merupakan fungsi internet yang paling banyak digunakan dimana setiap pengguna internet dapat berkomunikasi dengan pengguna lainnya dari seluruh dunia. Media pertukaran data, dengan menggunakan email, newsgroup, ftp dan www (world wide web) / jaringan situs-situs web para pengguna internet di seluruh dunia dapat saling berkomunikasi dan bertukar informasi dengan cepat dan murah.
c. Pendidikan
Menjadi media pendidikan, karena adanya situs-situs yang berhubungan pendidikan. Sehingga mendorong seseorang untuk kembali belajar, dan menambah wawasan yang ada.
d. Media untuk mencari informasi atau data
Perkembangan internet yang pesat, menjadikan www sebagai salah satu sumber informasi yang penting dan akurat. Kemudahan memperoleh informasi melalui internet membuat para pelaku IT tahu apa saja yang terjadi. Bisa digunakan sebagai lahan informasi untuk bidang pendidikan, kebudayaan, dan lain-lain.
e. Perdagangan
Kemudahan bertransaksi dan berbisnis dalam bidang perdagangan sehingga tidak perlu pergi menuju ke tempat penawaran/penjualan. Seperti, pengiriman barang melalui paket.
f. Agama
Adanya situs-situs rohani,dapat menambah iman serta pengetahuan manusia tentang agama.
Dampak Negatif Penggunaan Teknologi Informasi
Pernahkah kita sadari di lain sisi, kita mendengar dampak negatif dari pemanfaatan teknologi? Salah satu penelitian yang di lakukan di Universitas Tohoku Jepang menunjukan bahwa jika anak-anak dijejali aneka permainan komputer, maka lama-kelamaan akan terjadi kerusakan di sebagian otaknya (masih mau main game berlama-lama lagi?). Atau seperti kejadian di Thailand di mana seorang gadis remaja gantung diri karena frustasi tidak dapat menyelesaikan permaian bomber man. Di bidang kriminalitas, walaupun belum ada penelitian yang kongkret tapi dipercaya bahwa ada korelasi positif antara bermain permainan computer dengan tingkat kejahatan di kalangan anak muda, khususnya permaian komputer yang banyak memuat unsur kekerasan dan pembunuhan. Di bidang perbankan, lebih mengkhawatirkan lagi penggunaan kartu kredit illegal (carding).
Belum lagi perseteruan antara pembuat virus dan antivirus yang tidak pernah berhenti sepanjang masa.
Fenomena seperti ini adalah sebagian kecil contoh yang dekat dengan kehidupan kita. Yang menjadi pertanyaannya sekarang adalah bagaimana kita harus menyikapi? Apakah kita berdiam diri? Atau ikut terlibat dalam perkembangan teknologi informasi? Dampak positif dan negative dari suatu perkembangan teknologi adalah pilihan di tangan kita.
Selain keuntungan yang dapat diperoleh, penggunana teknologi informasi di beberapa perpustakaan dapat menimbulkan masalah seperti:
a.Penggunaan komputer yang bertujuan untuk memperingan dan mempercepat pekerjaan, di sisi lain bisa menimbulkan pengangguran, karena beban pekerjaan semakin berkurang dengan adanya komputer
b. Adanya kemungkinan penyalahgunaan data untuk kepentingan pribadi. Kemudahan pengelolaan informasi dalam bentuk pangkalan data memberi peluang untuk memindahkan data yang tadinya milik pribadi atau rahasia dapat diakses oleh orang lain.
c. Perlindungan terhadap hak cipta seseorang sulit diwujudkan. Sebuah karya atau kumpulan data dapat dengan mudah dikopi dan dimiliki oleh orang lain tanpa seizin pemilik informasi tersebut. Terlebih jika tujuannya digunakan untuk mencari keuntungan pribadi.
d. Ketergantungan pada komputer menimbulkan kelemahan bila listrik mati atau komputer terserang virus, maka data tidak dapat diakses
e. Ketidakmampuan sumber daya manusia dalam menguasai teknologi dapat menimbulkan kendala dan memunculkan anggapan bahwa teknologi justru menghambat pekerjaan
Tentu tidak tiap perpustakaan harus memiliki komputer atau menerapkan teknologi informasi dalam pengelolaannya. Semua tergantung pada kemampuan perpustakaan itu sendiri dalam mengembangkan sistem pengelolaan informasinya. Pengelolaan secara tradisional masih dimungkinkan bila sumber daya manusia atau dana belum mencukupi untuk menunjang penerapan teknologi informasi.
Pada intinya besar tidaknya perpustakaan bukan diukur dari peralatan yang dimiliki, melainkan dari kandungan informasi yang dimiliki dan bagaimana pengelolaannya sehingga memudahkan pengguna untuk memperoleh informasi sekecil dan dalam bentuk apapun.
.
Dampak lainnya:
* Perjudian
Dampak lainnya adalah meluasnya perjudian. Dengan jaringan yang tersedia, para penjudi tidak perlu pergi ke tempat khusus untuk memenuhi keinginannya. Anda hanya perlu menghindari situs seperti ini, karena umumnya situs perjudian tidak agresif dan memerlukan banyak persetujuan dari
* Kecanduan
Situs-situs dan Game online tertentu, dapat membuat seseorang kecanduan, kecanduan itupun dapat mengakibatkan pengguna menghabiskan uang hanya untuk melayani kecanduan tersebut
* Pornografi dan kekerasan
Dengan kemampuan penyampaian informasi yang dimiliki internet, pornografi pun merajalela.Di internet terdapat gambar-gambar pornografi dan kekerasan yang bisa mengakibatkan dorongan kepada seseorang untuk bertindak.
* Pengambilan Data secara Paksa
Hal ini banyak dilakukan oleh orang-orang yang ahli dalam bidang IT,untuk mengambil data dari seseorang /Instansi yang berisi data penting dari Orang tersebut / Instansi terkait (Hacker).
Pesatnya perkembangan dunia IT dewasa ini tak lepas dari peranan komputer sebagai media penyalur informasi yang mutakhir. Untuk itu saya membuat makalah ini guna mengetahui dan memahami peranan Teknologi Informasi di berbagai bidang, agar mahasiswa mengerti akan peranan Teknologi Informasi terhadap berbagai bidang.
Menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu itu saya mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk menyempurnakan karya tulis ini. Akhir kata saya ucapkan terima kasih dan semoga makalah ini bermanfaat.
Peranan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Dalam kehidupan kita mendatang (sekarangpun sudah tampak), sektor teknologi informasi dan telekomunikasi merupakan sektor yang cukup dominan. Siapa saja yang menguasai teknologi, akan menjadi pemimpin dalam dunianya. Pada pembelajaran sebelumnya telah Anda pelajari teknologi informasi dan komunikasi pada berbagai bidang. Pembelajaran ini merupakan pengembangan dari pembelajaran sebelumnya yang menekankan pada peranan teknologi informasi dan komunikasi.
Feenberg mengutip pendapat Karl Mannheim tentang krisis sosial yang muncul bersama dengan lahir serta berkembangnya teknologi. Krisis tersebut mengambil bentuk lemahnya perdebatan di dalam ruang publik tentang masalah-masalah masyarakat. Perspektif sejarah tentang isu yang menjadi perdebatan tidak digali lebih jauh, sehingga argumen yang diajukan lebih di tataran praktis dangkal, daripada reflektif analitis. Perkembangan teknologi sejalan dengan berkembangnya mentalitas praktis dangkal tersebut. Di dalam cara berpikir ini, manusia tidak lebih dari sekedar benda. Manusia adalah obyek. Sementara teknologi adalah subyek. Manusia telah dijajah oleh sistem yang diciptakannya sendiri, yakni teknologi. (Feenberg, 2002, 4)
Manusia terjebak dalam dilema. Di satu sisi ia tidak bisa hidup tanpa teknologi. Di sisi lain perkembangan teknologi mengikis mentalitas reflektif dan historis yang sebelumnya menjadi fondasi peradaban manusia.[3] Di dalam situasi dilema tersebut, muncul harapan-harapan mesianik-utopis tentang kedatangan penyelamat yang akan menyelesaikan semua masalah. Masalah intinya disini sebagaimana dicatat oleh Feinberg adalah, bagaimana kita bisa mengembalikan manusia sebagai subyek sejarah yang mengarahkan sejarah ke arah pembebasan, tanpa terjatuh pada harapan mesianik utopis tentang hadirnya seorang penyelamat yang akan menyelesaikan semua masalah? Mungkinkah ada suatu refleksi rasional yang realistik untuk mengubah cara kita memandang dan menerapkan teknologi di kehidupan? Feenberg mengajukan jawaban jelas, bahwa sosialisme harus kembali disuntikan ke dalam pemahaman dan penggunaan teknologi, sehingga manusia bisa dijadikan subyek sekaligus tujuan di dalam pengembangan teknologi, dan bukan sekedar alat, apalagi kelinci percobaan. (Feenberg, 2002, 5) Hanya dengan begini teknologi, terutama TIK, bisa mendukung proses demokrasi, dan menempatkan manusia sebagai setara, lepas dari ras, agama, ataupun kelas sosial ekonominya.
Dalam konteks penerapan TI di dalam dunia pendidikan, teori pertama ingin menegaskan, bahwa TI adalah alat bantu pengembangan pendidikan. TIK mengabdi pada kepentingan pembebasan manusia melalui pendidikan. Namun bersama dengan berkembangnya TI di dalam pendidikan, mentalitas lainnya juga ikut berkembang, yakni mentalitas malas menganalisis, mentalitas malas berpikir, mentalitas instan, mentalitas miskin refleksi, mentalitas otoriter di dalam kebodohan, dan mentalitas ketakutan berlebihan. Semuanya sudah saya jabarkan pada bab sebelumnya tulisan ini.
Dengan perkembangan teknologi informasi dalam bidang pendidikan, sudah dimungkinkan untuk diadakan belajar jarak jauh menggunakan media internet untuk menghubungkan antara peserta didik dengan pendidiknya, melihat nilai peserta didik secara online, mengecek keuangan, melihat jadwal pelajaran, mengirimkan berkas tugas yang diberikan pendidik dan sebagainya. Faktor utama dalam distance learning yang selama ini dianggap masalah adalah tidak adanya interaksi antara pendidik dan peserta didik.
Dengan media internet, sangat dimungkinkan untuk melakukan interaksi antara pendidik dan peserta didik baik dalam bentuk real time (waktu nyata) atau tidak. Melalui bentuk real time dapat dilakukan dalam suatu chatroom, interaksi langsung dengan real audio atau real video, dan online meeting. Bentuk tidak real time bisa dilakukan dengan mailing list, discussion group, newsgroup, dan buletin board. Dengan cara di atas interaksi pendidik dan peserta didik di kelas dapat digantikan walaupun tidak secara utuh.
Melalui web, bentuk-bentuk materi, ujian, kuis dan cara pendidikan lainnya dapat juga diwujudkan. Materi pendidik dibuat dalam bentuk presentasi di web dan dapat di download oleh peserta didik. Ujian dan kuis yang dibuat oleh pendidik dapat pula dilakukan dengan cara yang sama. Urusan administrasi juga dapat diselesaikan langsung dalam satu proses registrasi, di dukung dengan metode pembayaran online. Dengan suatu pendidikan jarak jauh berbasis web dapat dikembangkan hal-hal di bawah ini.
1). Pusat kegiatan peserta didik
Sebagai suatu community web based distance learning dapat menjadikan sarana ini sebagai tempat kegiatan peserta didik dapat menambah kemampuan, membaca materi pelajaran , mencari informasi dan sebagainya.
2). Interaksi dalam grup para peserta didik
Peserta didik dapat berinteraksi satu sama lain untuk mendiskusikan materi-materi yang diberikan pendidik. Pendidik dapat hadir dalam group ini untuk memberikan sedikit ulasan tentang materi yang diberikannya.
3). Sistem administrasi para peserta didik
Peserta didik dapat melihat informasi mengenai status, prestasi dan sebagainya.
4). Pendalaman materi dan ujian dapat dilakukan kuis singkat dan tugas untuk pendalaman dari apa yang telah diajarkan serta melakukan test pada akhir masa belajar.
5). Perpustakaan digital berbagai informasi
Kepustakaan tidak terbatas pada buku tapi juga pada kepustakaan digital seperti suara, gambar dan sebagainya yang ditunjang dengan database.
6). Materi online diluar materi pelajaran
Untuk menunjang pelajaran , tentu diperlukan juga bahan bacaan dari web lainnya. Pendidik dan peserta didik dapat langsung terlibat memberikan bahan lainnya untuk di publikasikan kepada peserta didik lainnya melalui web.
Di negara maju, pendidikan jarak jauh telah merupakan alternatif pendidikan yang cukup diminati. Metoda pendidikan ini diikuti oleh para peserta didik, karyawan, eksekutif, bahkan ibu rumah tangga dan orang lanjut usia (pensiunan). Beberapa tahun yang lalu pertukaran materi dilakukan dengan surat menyurat, atau dilengkapi dengan materi audio dan video. Sekarang hampir seluruh program distance learning di Amerika, Australia dan Eropa dapat juga diakses melalui internet. Studi yang dilakukan oleh Amerika, sangat mendukung dikembangkannya e-learning.
Global Distance Learning Network (GDLN) sangat efektif, memungkinkan 30% pendidikan menjadi lebih baik, 40% waktu lebih singkat, dan 30% biaya lebih murah. Bank Dunia (World Bank) pada tahun 1997 telah mengumumkan program Global Distance Learning Network (GDLN) yang memiliki anggota/mitra sebanyak 80 negara di dunia. Melalui GDLN ini World Bank dapat memberikan e-learning kepada peserta didik 5 kali lebih banyak (dari 30 menjadi 150 peserta didik) dengan biaya 31% lebih murah.
b. Bidang Pemerintahan (e-government)
E-government mengacu pada penggunaan teknologi informasi oleh pemerintahan, seperti menggunakan intranet dan internet, yang mempunyai kemampuan menghubungkan keperluan penduduk, bisnis, dan kegiatan lainnya. Pada intinya e-government adalah penggunaan teknologi informasi yang dapat meningkatkan hubungan antara pemerintah dan pihak-pihak lain. Penggunaan teknologi informasi ini kemudian menghasilkan hubungan bentuk baru seperti: G2C (Governmet to Citizen), G2B (Government to Business), dan G2G (Government to Government). Manfaat e-government yang dapat dirasakan antara lain:
Pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat, informasi dapat disediakan 24 jam sehari, 7 hari dalam seminggu, tanpa harus menunggu dibukanya kantor, informasi dapat dicari dari kantor, rumah, tanpa harus secara fisik datang ke kantor pemerintahan.
1. Peningkatan hubungan antara pemerintah, pelaku bisnis, dan masyarakat umum, adanya keterbukaan (transparansi) maka diharapkan hubungan antara berbagai pihak menjadi lebih baik, keterbukaan ini menghilangkan saling curiga dan kekesalan dari semua pihak.
2. Pemberdayaan masyarakat melalui informasi yang mudah diperoleh. Dengan adanya informasi yang mencukupi, masyarakat akan belajar untuk dapat menentukan pilihannya. Sebagai contoh, data-data tentang sekolah: jumlah kelas, daya tampung murid, passing grade, dan sebagainya, dapat ditampilkan secara online dan digunakan oleh orang tua untuk memilihkan sekolah yang pas untuk anaknya.
3. Pelaksanaan pemerintahan yang lebih efisien. Koordinasi pemerintahan dapat dilakukan melalui e-mail atau bahkan video conference. Untuk Indonesia yang luas areanya sangat besar, hal ini sangat membantu. Tanya jawab, koordinasi, diskusi antara pimpinan daerah dapat dilakukan tanpa kesemuanya harus berada pada lokasi fisik yang sama. Tidak lagi semua harus terbang ke Jakarta untuk pertemuan yang hanya berlangsung satu atau dua jam saja.
Tuntutan masyarakat akan pemerintahan yang baik sudah mendesak untuk dilaksanakan oleh aparatur pemerintah. Salah satu solusi yang diperlukan adalah keterpaduan sistem penyelenggaraan pemerintah melalui jaringan sistem informasi on-line antar instansi pemerintah baik pusat dan daerah untuk mengakses seluruh data dan teknologi informasi terutama yang berhubungan dengan pelayanan publik. Dalam sektor pemerintah, perubahan lingkungan dan kemajuan teknologi mendorong aparatur pemerintah untuk mengantisipasi hal baru dan upaya peningkatan kinerja serta perbaikan pelayanan menuju terwujudnya pemerintah yang baik (good govermance).
c. Bidang Keuangan dan Perbankan
Sekarang telah banyak pelaku ekonomi, khususnya di kota-kota besar yang tidak lagi menggunakan uang tunai dalam transaksi pembayarannya, tetapi telah memanfaatkan layanan perbankan modern. Layanan perbankan modern yang hanya ada di kota-kota besar ini dapat dimaklumi karena pertumbuhan ekonomi saat ini yang masih terpusat di kota-kota besar saja, yang menyebabkan perputaran uang juga terpusat di kota-kota besar. Sehingga sektor perbankan pun agak lamban dalam ekspansinya ke daerah-daerah. Hal ini sedikit banyak disebabkan oleh kondisi infrastruktur sekarang selain aspek geografis Indonesia yang unik dan luas.
Untuk menunjang keberhasilan operasional sebuah lembaga keuangan/perbankan seperti bank, sudah pasti diperlukan sistem informasi yang handal yang dapat diakses dengan mudah oleh nasabahnya, yang pada akhirnya akan bergantung pada teknologi informasi online, sebagai contoh, seorang nasabah dapat menarik uang dimanapun dia berada selama masih ada layanan ATM (Anjungan Tunai Mandiri) dari bank tersebut, atau seorang nasabah dapat mengecek saldo dan mentransfer uang tersebut ke rekening yang lain hanya dalam hitungan menit saja, semua transaksi dapat dilakukan.
Perkembangan teknologi informasi Indonesia sangat dipengaruhi oleh kemampuan sumber daya manusia dalam memahami komponen teknologi informasi, seperti perangkat keras dan perangkat lunak komputer; sistem jaringan baik berupa LAN (Local Area Network) ataupun WAN (Wide Area Network) dan sistem telekomunikasi yang akan digunakan untuk mentransfer data. Kebutuhan akan tenaga yang berbasis teknologi informasi masih terus meningkat; hal ini bisa terlihat dengan banyaknya jenis pekerjaan yang memerlukan kemampuan di bidang teknologi informasi di berbagai bidang; juga jumlah SDM (Sumber Daya Manusia) berkemampuan di bidang teknologi informasi masih sedikit, bila dibandingkan dengan jumlah penduduk Indonesia.
Diperlukan suatu kerangka teknologi informasi nasional yang akan mewujudkan masyarakat Indonesia siap menghadapi ASEAN Free Trade Area (AFTA) yang dapat menyediakan akses universal terhadap informasi kepada masyarakat luas secara adil dan merata, meningkatkan koordinasi dan pendayagunaan informasi secara optimal, meningkatkan efisiensi dan produktivitas, meningkatkan kualitas dan kuantitas sumberdaya manusia, meningkatkan pemanfaatan infrastruktur teknologi informasi, termasuk penerapan peraturan perundang-undangan yang mendukungnya; mendorong pertumbuhan ekonomi dengan pemanfaatan dan pengembangan teknologi informasi. Inilah salah satu kenyataan globalisasi perekonomian dunia yang nyata. Integrasi perekonomian nasional dengan perekonomian regional/global seperti AFTA, APEC, WTO/GATT memang tidak bisa dihindari. Kenyataan integrasi perekonomian dunia ini memang harus kita siapkan dan hadapi.
d. Dunia bisnis
Teknologi informasi sekarang ini berkembang dengan pesat. Pemanfaatan teknologi informasi ini sekarang sudah mencapai berbagai macam bidang kehidupan masyarakat kita. Seseorang yang masih awam akan teknologi informasi akan di cap kuno, oleh karenanya pengenalan akan teknologi sekarang ini sudah tidak hanya oleh kalangan terpelajar saja, tapi anak-anak dan orang tua pun sekarang ini seolah-olah tidak mau ketinggalan terus mempelajari teknologi informasi yang ada.
Teknologi informasi dibuat untuk memudahkan para penggunanya dalam mencatat suatu transaksi, menyimpannya dalam bentuk data, mentransformasikannya menjadi informasi dan menyebarkannya kepada para pemakai informasi.
Dalam dunia bisnis teknologi informasi mempunyai dampak yang besar,misalnya suatu transaksi bisnis yang dicatat secara on-line, akan diolah dan pada saat yang hampir bersamaan (real-time) hasil pengolahan atau informasinya dapat dilihat, seperti yang lazim dilakukan para nasabah bank pada saat melakukan transaksi pada ATM (automated teller machine).
Pada saat ini informasi menjadi hal yang sangat penting dalam kegiatan bisnis, dengan dukungan teknologi informasi, informasi semakin mudah diperoleh tanpa dibatasi ruang dan waktu.
Bahwa menjelang abad ke 21 negara-negara dan perusahaan-perusahaan yang unggul adalah mereka yang sejak awal sudah menerapkan teknologi informasi sebagai alat untuk berkompetisi. Teknologi informasi sudah menjadi senjata (alat) dalam proses bisnis perusahan yang dapat membuat aliran informasi berjalan secara cepat secara internal maupun eskternal.
Teknologi informasi memiliki banyak peranan dalam membantu manusia dan memecahkan masalah. Diantaranya membantu manusia dalam : meningkatkan produktivitas, meningkatkan efektivitas, meningkatkan efisiensi, meningkatkan mutu, meningkatkan kreativitas, Problem solving (pemecahan masalah). Teknologi infrormasi banyak membantu manusia dalam mengenali dan memecahkan masalah. Kegunaan utama teknologi infrormasi adalah membantu dalam pemecahan masalah dengan kreativitas tinggi dan membuat manusia semakin efektif dalam memanfaatkannya. Tanggung jawab pemakai teknologi informasi akan memberikan peran yang penting dalam memaksimalkan kinerja teknologi informasi
e. Bidang Perniagaan dan Perdagangan (e-commerce)
Electronic Comerce (E-Commerce) atau perdagangan secara elektronik adalah perdagangan yang dilakukan dengan memanfaatan jaringan telekomunikasi terutama Internet. Internet memungkinkan orang atau organisasi yang berada pada jarak yang jauh dapat saling berkomunikasi dengan biaya yang murah. Hal ini kemudian dimanfaatkan untuk melakukan transaksi perdagangan.
Ada banyak bentuk perdagangan secara elektonik yang dilakukan sekarang , antara lain : Internet Banking, pembelian dan penyedian barang, toko online dan sebagainya. Perdagangan secara elektronik memberikan keuntungan baik kepada perusahan maupun kepada pelanggan (customer).
Keuntungan yang diperoleh perusahan antara lain seperti di bawah ini.
1. Perdagangan secara elektronik memungkinkan perusahan untuk menjual produknya kepada lebih banyak orang. Dengan kata lain perusahan dapat menjangkau pasar yang lebih luas. Misalnya, perusahan atau toko di Amerika dapat menjual produknya kepada orang di Jepang.
2. Perusahan tidak perlu membuka banyak cabang-cabang distribusi.
3. Mengurangi biaya yang dikeluarkan perusahan, karena perusahan tidak perlu menyediakan toko yang besar dan pegawai yang banyak.
4. Karena biaya yang dikeluarkan perusahan dapat dikurangi,maka harga barang dapat dijual dengan lebih rendah. Akibatnya lebih banyak konsumen yang dapat menjangkau harga barang tersebut. Barang menjadi lebih banyak laku.
5. Barang yang dijual lebih murah dapat meningkatkan daya saing perusahan.
Sedangkan keuntungkan yang diperoleh konsumen antara lain sebagai berikut.
1) Konsumen tidak perlu mendatangi toko untuk mendapatkan barang, cukup ke Internet dan memesan barang, barang akan di antar ke rumah.
2) Pembeli dapat menghemat waktu dan biaya transportasi berbelanja.
3) Mempunyai lebih banyak pilihan, karena dapat membandingkan semua produk yang ada di Internet.
4) Dapat membeli barang yang terdapat di negara lain, yang man di dalam negeri mungkin saja tersedia.
5) Harga barang yang di beli menjadi lebih rendah.
Kesimpulan dan Tanggapan
Teknologi Informasi memiliki peran besar di dalam meningkatkan kualitas pendidikan, selama TI ditempatkan dalam kontrol demokratis yang ketat dari masyarakat pada umumnya, dan para ahli. Artinya TI perlu untuk menempatkan manusia sebagai subyek yang setara dan rasional, dan bukan obyek pasif yang hanya menjadi alat demi perkembangan teknologi itu sendiri. TI adalah alat untuk mencapai pembebasan manusia dari kemiskinan dan kebodohan, dan bukan tujuan utama yang pada akhirnya justru menjadikan manusia sebagai alat yang miskin dan bodoh, serta bisa dieksploitasi. Inilah esensi dari teori kritis tentang teknologi yang bertujuan untuk membebaskan manusia.
Dewasa ini penerapan TI di dalam pendidikan masyarakat dianggap sebagai sesuatu yang sudah seharusnya. Hal ini menjadi sakral, dan tidak bisa lagi dipertanyakan. TI dan teknologi pada umumnya menjadi begitu rumit, dan justru memperbodoh mereka yang tidak memiliki sumber daya untuk mengaksesnya. Dengan kata lain TI justru menjadikan manusia sebagai alat dan obyek untuk kepentingan pengembangan TI itu sendiri. Teknologi demi teknologi itu sendiri, begitu semboyannya. Pendidikan pun menjadi ajang pelatihan tukang-tukang reparasi komputer dan programmer software. Ini menjadi tantangan kita bersama untuk mengubahnya. Bisakah kita melakukan demitologisasi dan desakralisasi terhadap TI secara khusus, dan teknologi pada umumnya? Mungkin pertanyaannya harus diubah, maukah kita? ***
Teknologi informasi pada hakekatnya dapat meningkatkan kinerja dan memungkinkan berbagai kegiatan untuk dilaksanakan dengan cepat, tepat dan akurat, sehingga akhirnya akan meningkatkan produktivitas kerja khususny pada masyarakat Indonesia.
Minggu, 24 Oktober 2010
Enterprise Resource Planning
Sejarah
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
Tujuan dan Peranan ERP dalam Organisasi
________________________________________
• Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis
organisasi secara keseluruhan
• ERP merupakan software yang ada dalam
organisasi/perusahaan untuk:
– Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
– Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui
enterprise
– Menghasilkan informasi yang real-time
– Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan
perencanaan
TAHAPAN EVOLUSI ERP:
• Tahap I : Material Requirement Planning (MRP)
Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan
material
• Tahap II: Close-Loop MRP
Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri
atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang
dapat diubah atau diganti jika diperlukan
• Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II)
Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3
elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan
simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan
• Tahap IV: Enterprise Resource Planning
Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses
bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas
batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara
mudah
• Tahap V: Extended ERP (ERP II)
Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta
lebih konflek dari ERP sebelumnya
Karakter Sistem:
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
Modul ERP:
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan akuntasi serta Sumber Daya Manusia
Modul Operasi:
General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance,Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management
Modul Finansial dan Akuntansi:
General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling,
Modul Sumber Daya Manusia:
Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management,
Keuntungan penggunaan ERP:
Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik
Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
Standarisasi Data dan Informasi:
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda
Keuntungan yg bisa diukur:
. Penurunan inventori
. Penurunan tenaga kerja secara total
. Peningkatan service level
. Peningkatan kontrol keuangan
. Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi
Memilih ERP:
Latar Belakang
. Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk
. ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain
. Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat
. Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada
. Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif
. Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’
Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal
Suksesor Penerapan:
Syarat sukses memilih ERP Pengetahuan dan Pengalaman
. Pengetahuan adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar
. Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan
. Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan
. Pengalaman tanpa pengetahuan bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup. Kesalahan ini muncul atau terjadi karena ERP adalah sebuah best practice dari standar bisnis. Seharusnya pengetahuan pada fungsi-fungsi yang tersedia dalam aplikasi cukup tinggi sehingga tidak menerapkan (implementation) dengan cara yang keliru. Kesalaahan dalam implementasi akan menjadi masalah serius bagi usaha peningkatan kinerja usaha.
Pemilihan Metodologi:
Metodologi yang berkaitan dengn ERP
. Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP
. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple
. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP
Analisa Strategi Usaha
Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software
. Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?
. Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
. Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
. Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
. Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
. Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
. Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?
. Analisa Sumberdaya Manusia
. Bagaimana komitment top management terhadap usaha untuk implementasi ERP?
. Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?
. Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
. Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?
. Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?
. Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?
Analisa Infrastruktur:
. Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)
. Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
.Apa infrastruktur yang harus disiapkan?
Analisa Perangkat Lunak:
. Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
. Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari
. Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia
. Apakah perangkat lunak memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan
Penerapan ERP
Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:
. ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan
. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan
. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya
Penyebab Gagalnya ERP:
. Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
. Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
. Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
Tanda-tanda kegagalan ERP:
Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:
. Kurangnya komitmen top management
. Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
. Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
. Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
. Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
. Kesalahan penghitungan waktu implementasi
. Tidak cocoknya software dgn business process
. Kurangnya training dan pembelajaran
. Cacatnya project design & management
. Kurangnya komunikasi
. Saran penghematan yang menyesatkan
Software ERP
Beikut adalah software ERP yang saya tahu saat ini beredar:
Acumatica,Dynamics AX,Compiere,ORACLE,JDE,BAAN,MFGPro dll..
KESIMPULAN
Kelebihan ERP:
• Integrasi antara area fungsional yang
berbeda untuk meyakinkan komunikasi,
produktifitas dan efisiensi yang tepat.
• Rancangan Perekayasaan
• Pelacakan pemesanan dari penerimaan
sampai fulfillment
• Mengatur saling ketergantungan dari proses
penagihan material yang kompleks
• Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara
pemesanan pembelian, penerimaan
inventori, dan pembiayaan
• Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak
pemasukan, biaya dan keuntungan pada
level inti
Kelemahan ERP:
• Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak
ERP
• Sistem ERP sangat mahal
• Perekayasaan kembali proses bisnis untuk
menyesuaikan dengan standar industri yang telah
dideskripsikan oleh sistem ERP dapat
menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif
• ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi
dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam
beberapa organisasi
• Sistem dapat terlalu kompleks jika
dibandingkan dengan kebutuhan dari
pelanggan
• Data dalam sistem ERP berada dalam satu
tempat, contohnya : pelanggan, data
keuangan. Hal ini dapat meningkatkan
resiko kehilangan informasi sensitif, jika
terdapat pembobolan sistem keamanan.
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
Tujuan dan Peranan ERP dalam Organisasi
________________________________________
• Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis
organisasi secara keseluruhan
• ERP merupakan software yang ada dalam
organisasi/perusahaan untuk:
– Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
– Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui
enterprise
– Menghasilkan informasi yang real-time
– Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan
perencanaan
TAHAPAN EVOLUSI ERP:
• Tahap I : Material Requirement Planning (MRP)
Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan
material
• Tahap II: Close-Loop MRP
Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri
atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang
dapat diubah atau diganti jika diperlukan
• Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II)
Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3
elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan
simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan
• Tahap IV: Enterprise Resource Planning
Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses
bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas
batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara
mudah
• Tahap V: Extended ERP (ERP II)
Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta
lebih konflek dari ERP sebelumnya
Karakter Sistem:
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
Modul ERP:
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan akuntasi serta Sumber Daya Manusia
Modul Operasi:
General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance,Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management
Modul Finansial dan Akuntansi:
General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling,
Modul Sumber Daya Manusia:
Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management,
Keuntungan penggunaan ERP:
Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik
Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
Standarisasi Data dan Informasi:
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda
Keuntungan yg bisa diukur:
. Penurunan inventori
. Penurunan tenaga kerja secara total
. Peningkatan service level
. Peningkatan kontrol keuangan
. Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi
Memilih ERP:
Latar Belakang
. Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk
. ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain
. Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat
. Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada
. Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif
. Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’
Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal
Suksesor Penerapan:
Syarat sukses memilih ERP Pengetahuan dan Pengalaman
. Pengetahuan adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar
. Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan
. Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan
. Pengalaman tanpa pengetahuan bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup. Kesalahan ini muncul atau terjadi karena ERP adalah sebuah best practice dari standar bisnis. Seharusnya pengetahuan pada fungsi-fungsi yang tersedia dalam aplikasi cukup tinggi sehingga tidak menerapkan (implementation) dengan cara yang keliru. Kesalaahan dalam implementasi akan menjadi masalah serius bagi usaha peningkatan kinerja usaha.
Pemilihan Metodologi:
Metodologi yang berkaitan dengn ERP
. Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP
. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple
. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP
Analisa Strategi Usaha
Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software
. Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?
. Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
. Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
. Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
. Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
. Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
. Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?
. Analisa Sumberdaya Manusia
. Bagaimana komitment top management terhadap usaha untuk implementasi ERP?
. Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?
. Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
. Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?
. Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?
. Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?
Analisa Infrastruktur:
. Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)
. Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
.Apa infrastruktur yang harus disiapkan?
Analisa Perangkat Lunak:
. Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
. Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari
. Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia
. Apakah perangkat lunak memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan
Penerapan ERP
Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:
. ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan
. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan
. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya
Penyebab Gagalnya ERP:
. Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
. Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
. Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
Tanda-tanda kegagalan ERP:
Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:
. Kurangnya komitmen top management
. Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
. Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
. Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
. Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
. Kesalahan penghitungan waktu implementasi
. Tidak cocoknya software dgn business process
. Kurangnya training dan pembelajaran
. Cacatnya project design & management
. Kurangnya komunikasi
. Saran penghematan yang menyesatkan
Software ERP
Beikut adalah software ERP yang saya tahu saat ini beredar:
Acumatica,Dynamics AX,Compiere,ORACLE,JDE,BAAN,MFGPro dll..
KESIMPULAN
Kelebihan ERP:
• Integrasi antara area fungsional yang
berbeda untuk meyakinkan komunikasi,
produktifitas dan efisiensi yang tepat.
• Rancangan Perekayasaan
• Pelacakan pemesanan dari penerimaan
sampai fulfillment
• Mengatur saling ketergantungan dari proses
penagihan material yang kompleks
• Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara
pemesanan pembelian, penerimaan
inventori, dan pembiayaan
• Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak
pemasukan, biaya dan keuntungan pada
level inti
Kelemahan ERP:
• Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak
ERP
• Sistem ERP sangat mahal
• Perekayasaan kembali proses bisnis untuk
menyesuaikan dengan standar industri yang telah
dideskripsikan oleh sistem ERP dapat
menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif
• ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi
dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam
beberapa organisasi
• Sistem dapat terlalu kompleks jika
dibandingkan dengan kebutuhan dari
pelanggan
• Data dalam sistem ERP berada dalam satu
tempat, contohnya : pelanggan, data
keuangan. Hal ini dapat meningkatkan
resiko kehilangan informasi sensitif, jika
terdapat pembobolan sistem keamanan.